Så behandlas uppgifter i SafeHub

Vilka uppgifter som kan sparas

• Kontouppgifter, exempelvis namn, arbetsroll, e-postadress, telefonnummer och tilldelade arbetsplatser.
• Arbetsmiljödokumentation, exempelvis skyddsronder, riskbedömningar, åtgärder, ensamarbete, planerade kontroller och rapporter om risker, tillbud eller olyckor.
• Uppgifter som personalen själv lämnar via en arbetsplats QR-länk, inklusive en bild om personen väljer att bifoga den.
• Tekniska säkerhetsuppgifter, exempelvis inloggningssessioner och en revisionslogg över viktiga händelser.

Skriv inte fler personuppgifter än vad arbetsmiljöärendet kräver. Lösenord ska aldrig skrivas i fritextfält eller supportfrågor.

Var uppgifterna finns och vem som ser dem

SafeHub lagrar verksamhetens uppgifter på tjänstens server och tar automatiska säkerhetskopior. En inloggad användare ser bara de arbetsplatser som kontot har tilldelats. En konfidentiell personalrapport begränsas till de utsedda mottagarna för arbetsplatsen. Systemadministratören kan administrera konton, arbetsplatser, behörigheter, support och teknisk drift.

QR-länken ger inte åtkomst till den interna arbetsytan. Den används bara för att lämna en rapport till de arbetsplatser som hör till länken.

AI-förbättring av text

När du väljer Förbättra text skickas endast det aktuella textfältet till en extern AI-tjänst för språklig bearbetning. Inget ändras eller sparas utan att du väljer att använda förslaget.

SafeHub använder funktionen för språk, stavning, tydlighet och struktur. Inga andra arbetsplatser, ärenden, lagtexter eller registeruppgifter hämtas och skickas med. Förslaget får inte bestämma risknivå, juridik, ansvarig eller datum.

Aktuell teknisk leverantör redovisas under Underbiträden och externa tjänster.

Underbiträden och externa tjänster

DeepSeek används som teknisk leverantör för språkförslag. Tjänsten tar emot det aktuella textfältet först när användaren själv väljer Förbättra text.

Vilka avtalsvillkor, lagringstider och personuppgiftsroller som gäller ska framgå av kundavtal och tillhörande personuppgiftsinformation.

Rättelse, åtkomst och frågor

Frågor om ett verksamhetskonto och dess dokumentation ska i första hand hanteras av den organisation som använder SafeHub. För tekniska frågor kan du välja Fråga systemadministratören på inloggningssidan. Skriv vilken organisation eller arbetsplats frågan gäller, men skicka aldrig ett lösenord.

Exakta lagringstider, personuppgiftsansvar, personuppgiftsbiträdesavtal och en aktuell lista över eventuella underbiträden ska framgå av kundens avtal innan kommersiell användning.