Så behandlas uppgifter i SafeHub

Vilka uppgifter som kan sparas

• Kontouppgifter, exempelvis namn, arbetsroll, e-postadress, telefonnummer och tilldelade arbetsplatser.
• Arbetsmiljödokumentation, exempelvis skyddsronder, riskbedömningar, åtgärder, ensamarbete, planerade kontroller och rapporter om risker, tillbud eller olyckor.
• Uppgifter som personalen själv lämnar via en arbetsplats QR-länk, inklusive en bild om personen väljer att bifoga den.
• Tekniska säkerhetsuppgifter, exempelvis inloggningssessioner och en revisionslogg över viktiga händelser.

Skriv inte fler personuppgifter än vad arbetsmiljöärendet kräver. Lösenord ska aldrig skrivas i fritextfält eller supportfrågor.

Var uppgifterna finns och vem som ser dem

SafeHub lagrar verksamhetens uppgifter på tjänstens server och tar automatiska säkerhetskopior. En inloggad användare ser bara de arbetsplatser som kontot har tilldelats. En konfidentiell personalrapport begränsas till de utsedda mottagarna för arbetsplatsen. Systemadministratören kan administrera konton, arbetsplatser, behörigheter, support och teknisk drift.

QR-länken ger inte åtkomst till den interna arbetsytan. Den används bara för att lämna en rapport till de arbetsplatser som hör till länken.

Underbiträden och externa tjänster

SafeHub har en egen AI-assistent, Fråga SafeHub, som körs på tjänstens egen server. Frågor, svar och verksamhetens uppgifter skickas inte till något AI-företag eller någon extern AI-tjänst. Dina senaste frågor sparas för ditt konto på tjänstens server och kan raderas med knappen Glöm under Inställningar i Fråga SafeHub.

Fråga SafeHub söker på webben när en fråga inte kan besvaras från tjänstens egna data eller den lokala regelbasen, och alltid om du slår på Sök alltid på webben också. Då skickas frågans text, via tjänstens egen sökserver, till externa sökmotorer (till exempel Brave, DuckDuckGo, Google och Wikipedia), och sidor från sökträffarna hämtas av tjänstens server. Verksamhetens dokumentation skickas inte med. Skriv därför inte personuppgifter eller känsliga uppgifter i en fråga. Frågor som besvaras från tjänstens egna data, eller om datum och tid, stannar på tjänstens server.

Vilka avtalsvillkor, lagringstider och personuppgiftsroller som gäller ska framgå av kundavtal och tillhörande personuppgiftsinformation.

Rättelse, åtkomst och frågor

Frågor om ett verksamhetskonto och dess dokumentation ska i första hand hanteras av den organisation som använder SafeHub. För tekniska frågor kan du välja Fråga systemadministratören på inloggningssidan. Skriv vilken organisation eller arbetsplats frågan gäller, men skicka aldrig ett lösenord.

Exakta lagringstider, personuppgiftsansvar, personuppgiftsbiträdesavtal och en aktuell lista över eventuella underbiträden ska framgå av kundens avtal innan kommersiell användning.